Produktiivsuse salaretsept: kindel tegevuste süsteem ja detailideni planeeritud kalender

Igapäevased tööülesanded on jada lõputute valikute tegemisest. Produktiivsuse pjedestaali kõrgeimale astmele ei jõua ilmtingimata need, kes on kõige rohkem tööd rüganud, vaid hoopis inimesed, kes on oma tegemisi targemalt planeerinud. Siin mängivad rolli väga mitmed nüansid – mõtestatud tegevuste süsteem, tark asukohavalik, teadlik igapäevane ajaplaneerimine ja enesedistsipliin. 

1. Võta aega planeerimiseks. Selleks, et näha suuremat pilti ja osata ka tulemusi paremini hinnata, tuleks igal nädalal võtta aega selleks, et koostada list tegemist vajavatest ülesannetest ja paigutada need järgmiste nädalate ajaplaani koos konkreetsete tähtaegadega. Keskendu ja mõtle toimetused läbi, vastasel juhul on kuu lõpus ikka hulk tegevusi, mis täitmist vajavad. Kindlad tähtajad, olgu siis need välised või enda seatud, annavad hea ülevaate sellest, mis on prioriteetsemad teemad või mis kannatavad oodata. Tähtajad pane alati väikese varuga ja pea nendest kinni. Nii suudad ootamatusi paremini juhtida. 

2. Lisa ülesanded kalendrisse. Mida ajaplaani kirja panna? Siin võiks lähtuda põhimõttest, et tegevused, mis võtavad vähemalt 30 minutit, nõuavad ka eraldi kohta mitte ainult nimekirjas, vaid ka konkreetset aega kalendris. Nii on hõlpsam päeva ja nädalat planeerida ning keerulisem asju homsesse lükata. Kui tegeled näiteks projektijuhtimistöödega, mis on jätkuvad ja vajavad tähelepanu regulaarselt, on hea nipp planeerida endale kindel aeg ja sellest ka kinni pidada, et jõuaks tegeleda ka teiste to-do-listis olevate ülesannetega. Kui aga kavas on pikem kirjatöö, mis vajabki veidi vabamat aega ja tegemistuhina peale tulekut, ei pruugi ajaline piiritlus alati toimida. Sellega peab arvestama.

Kui töötad ettevõttes, kus on kasutusel avalik kalendrisüsteem ja ajaaugud on teistele vabad planeerimiseks, muutub kalendri haldamine eriti oluliseks. Vastasel juhul täitub päev või nädal kiirelt erinevate koosolekutega ja muudeks tööülesanneteks aega ei jäägi. 

3. Ära alahinda pealtnäha väikestele tegevustele kuluvat aega. Näiteks peetakse meilide lugemist kuluvat aega tihti väheoluliseks. Sõltuvalt ametikohast tuleb päeva jooksul e-kirju sisse üksjagu. Tutvumine ja neile vastamine võtab aega. Võimalusel planeerigi kalendris aeg meilide lugemiseks näiteks päeva alguses ja lõpus. Mõtle ka läbi ülejäänud esmapilgul vähese ajakuluga ülesanded. 

4. Loo tegevussüsteem. Eelmise punktiga seotult tuleks läbi mõelda, millised tegevused nõuavad rohkem süvenemist või mida saab teha ka n-ö käigu pealt. Need võivad inimesiti erineda. Mõni võib kiire aruande kokku panna minutitega, teise jaoks on see aga paaritunnine projekt. Ole enda vastu aus. Nii saad ülevaate, kuidas oma tegevusi paremini planeerida ega ülehinda oma võimekust.

5. Õpi e-postkasti haldamise kunsti. Elektrooniline postkast on failikataloog nagu iga teinegi. Kui näiteks muud töödokumendid on arvutis korralikult selekteeritud ja õigetesse kaustadesse ja ketastele paigutatud, siis postkastis võib tihti valitseda korralik infomöll, mistõttu võivad olulised kirjad märkamata jääda või lugemata sõnumite hulk korraliku peavalu tekitada. Hea lahendus luua erinevate teemade jaoks oma kaustad, kuhu kirjad lisada. See aitab paremini kirjade mahtu hallata ja vajaminevat infot kiiremini üles leida. Näiteks võib teha jaotuse, et inbox’i jätad vaid kiiret vastamist nõudvad meilid, mis vajavad lühemat vastamistähtaega. Oma praktikast võin öelda, et minu jaoks muutub vastamata kirjade hulk kriitiliseks siis, kui pean ekraanil hiirekursorit juba rohkem kui ühe ekraanivaate jagu allapoole rullima. See on märk, et pean sellele rohkem tähelepanu pöörama. Sõltuvalt tööst võib igaüks endale mõõdikud ise seada. Kui postkasti seadistamisega hätta jääd, küsi abi ettevõtte IT-spetsialistilt.

6. Vali õiged suhtluskanalid. Targa töö tegija leiab ka õiged suhtlusvõtted. E-post ei ole tänapäeva ärisuhtluses enam ammu A&O. Seetõttu tasuks hinnata sõnumi edastamise kiireloomulisust. Kõik e-kirjad ei nõua vastust sama kanali kaudu. Näiteks, kui tagasiside ei vaja kirjalikku kinnitust, võib vabalt ka helistada ja teema niiviisi kiiremini ära lahendada. Kui asi on pakiline, tasub saata sõnum, helistada või kasutada muid välksõnumite programme. Et keegi asjata ootama ei jääks või ei tekiks möödarääkimisi, siis on oluline, et ettevõttes või tiimis reeglid ja suhtluskanalid paika pannakse.  

7. Vaigista segavad faktorid ja ärritajad. Ühed suurimad produktiivsuse tapjad on kõiksugu märguanded, mis su telefoni  või arvuti ekraanile hüppavad, olgu selleks siis Facebooki sõnumid, meediaportaali välkuudised või parimad lennupiletipakkumised. Kui tead, et vajad teatud aja jooksul süvenemist, lülita kõik märguanded välja. Iga väiksemgi värin või piiks võib tähelepanu tükiks ajaks hajutada. Roheline tuluke vestlusaknas annab aga märku, et oled teistele saadaval. Siis ei saa ka pahandada, kui teised seda võimalust kasutavad.

8. Vali õige töökeskkond. Mitte ainult nutiärritajad ei mõjuta produktiivsust, vaid ka füüsiline asukoht. Tänapäeval on aina levinumad nn tegevuspõhised kontorid, kus on loodud erineva tööiseloomuga töötamise kohad – tiimitöö alad, vaiksemad nurgad, kus süvenemist nõudvaid töid teha või nn telefoniputkad, kus teisi segamata telefonikõnet pidada. Sellise keskkonna loomine nõuab teadlikku valikute tegemist ja taas kord reeglite seadmist – millised on tööalad, kus oled teiste jaoks kättesaadav või millises ruumis töötades annad märku, et teed süvenemist nõudvat tööd ja eelistad mittesegamist. Ka siin peaks tiimiga kokku leppima, kuidas mingeid tööalasid kasutatakse. 

Süvenemist nõudvate tööde puhul sobib hästi töötamiseks ka kodukontor. Tuleks aga arvestada, et, seal on oht ühte tegevusse liialt süveneda ning sellega planeeritud ajakava segamini lüüa.

9. Puhka! Produktiivne saab olla siis, kui sul on energiat, oled hästi maganud ja toitud korralikult. Erinevad uuringud on näidanud, et helesinised ekraanid mõjutavad unekvaliteeti. Seetõttu tasuks enne magama minekut vähemalt tund helendavatest pilgupüüdjatest eemale hoida. 

10. Säilita distsipliin. Kui oled enda jaoks eelmistest punktidest sobiva kombinatsiooni paika pannud, siis järgi seda. Harjumine võtab aega ja väga kerge on libastuda. Loorberitele puhkama jäädes võid kergesti olla alguspunktis tagasi.