TESTI END! Kas kasutad aega efektiivselt? Ja kuidas jõuda rohkem?

Oskuslik ajamajandamine aitab hoida asjad kontrolli all nii tööl kui ka kodus. On vist vähe inimesi, kes poleks tundnud, et päevas võiks veel paar tundi lisaks olla. Kuna see pole kuidagi võimalik, ükskõik kui puntras sa oma ülesannetega ka oled, aitab ajamajandus üle pea kerkivad kohustused kontrolli alla saada.

Kuidas alustada, kui sa pole just üks neist õnnelikest, kelle jaoks organiseerimine ja planeerimine on sama loomulik kui hingamine? Alustuseks võta ette järgnev test, et leida oma nõrgad ja tugevad küljed.

Vali igale küsimusele vastusevariant, mis sind kõige enam iseloomustab. Ole aus – vasta nii, nagu asjad tegelikult on, mitte nii, nagu sa tahaksid, et need oleksid. Seejärel arvuta punktid kokku.

Testi end!

Tulemused

Alla 41 Ai-ai! Tundub, et võtad tööd ette, kuidas juhtub ja mis parajasti pähe tuleb, ega planeeri suurt midagi. Veidikese ettemõtlemise ja kavandamise abil suudaksid sa oma päevad märksa stressivabamaks ja tulemuslikumaks muuta.

42–50 Sinu ajakasutus on kohati päris hea, kuid mõned faktorid efektiivsema ajaplaneerimise vallas oled siiski kahe silma vahele jätnud.

Üle 50 Sinu ajakasutusstrateegia paistab olevat oivaline! Sellegipoolest loe läbi ka ülejäänu, ehk on sinulgi midagi uut õppida.

Muuda end!

Allpool on välja toodud ajakasutuse erinevad küljed − vaata, mis sul kõige nõrgemaks jäi, ja püüa end selles vallas parandada.

Eesmärkide seadmine (küsimused 6, 10, 14, 15)

Edukas ajamajandus nõuab eesmärkide seadmist. Kui sa tead, mida on vaja saavutada ja mis täpselt tuleb ära teha, on töö märksa lihtsam. Jättes eesmärgid seadmata, leiad end sageli tegelemas mitme asjaga korraga, millest mõnel pole ehk vähimatki tähtsust. Sageli jäetakse eesmärkide määratlemine tegemata juba sellepärast, et see nõuab aega ja analüüsimist. Kuid pea silmas, et see lisapingutus säästab sulle hiljem suure hulga aega.

Prioriteetide määramine (küsimused 1, 4, 8, 9, 13, 14, 15)

Ka prioriteetide määramine on olulise tähtsusega − kui eesmärke võib olla mitu, määrab just tähtsus ära nendega tegelemise järjekorra. Kui jätad prioriteedid määramata, võid küll päev otsa tööd rabada, aga ometi jääb kõige pakilisem tegemata. Lihtsaim moodus prioriteetide seadmiseks on panna tegemist vajavate tööde nimekiri tähtsuse järjekorda.

Toimetulek kõrvalekalletega (5, 9, 11, 12)

On hea, kui sul on plaan ja asjad tähtsuse järjekorras, aga elu sellest ei küsi, samal ajal tuleb sageli toime tulla ka hulga vähem tähtsate asjadega, mis päeva jooksul kaela sajavad − telefonikõned ja kirjad, kolleegide vahelesegamine ja kõik muu. Osaga sellest tuleb tegelda otsekohe, teine osa kannatab oodata. Enne iga uue väljakutse kallale kargamist mõtle järele: kas sellega on aega? Kui jah, siis märgi asi oma nimekirja ja jätka olulisega.

Edasilükkamised (küsimused 2, 10, 12)

„Ma teen seda hiljem“ on salakaval komistuskivi, mis võib viia säärase tegemata tööde hunnikuni, et selle lahendamine tundub võimatuna. Selle võitmiseks tuleks esmalt kindlaks teha, miks sa kipud asju edasi lükkama. Oled lihtsalt laisk? Või kardad, et ei saa hakkama? Või pelgad hoopis eduga kaasnevaid lisakohustusi? Kui oled aru saanud, mis on põhjus, on edasilükkamise vältimine juba lihtsam. Premeeri end näiteks tehtud töö eest ja meenuta endale aeg-ajalt, kui kohutava tööhulgani võib viivitamine viia.

Planeerimine (küsimused 3, 7, 12)

Suur osa ajamajandusest tähendab lihtsalt korraliku ajakava koostamist. Kui sul on selged eesmärgid ja prioriteedid, pane paika realistlik töögraafik. See aitab järjel püsida ning välistab liigse stressi. Realistliku töögraafiku seadmine tähendab, et jätad selles ruumi ka kõigi ootamatute katkestuste ja kõrvalekallutuste tarvis, mis on sageli paratamatud.

Nippe ajaplaneerimise parandamiseks

• Planeeri iga päeva. See aitab saavutada rohkem ja annab tunde, et asjad on kontrolli all. Võta näiteks igal hommikul veerand tundi selleks, et päev läbi mõelda ja tegevused paika panna. Koosta tegemist vajavate tööde nimekiri, alustades kõige tähtsamatest, ja pea paika pandud ajakavast kinni.

• Hoolitse selle eest, et vähemalt 50% sinu päevast oleks täidetud eesmärkide saavutamisele suunatud tegevustega, aga planeeri päeva aeg ka iseenda jaoks, pausideks ja puhkuseks. Väsinuna töötad vähem efektiivselt ja ajakavast pole tolku.

• Ära pane päevaplaani liiga rangelt paika − jäta ruumi ka ootamatustele ja arvesta tähtaegade puhul mõningase varuajaga.

• Sea asjad tähtsuse järjekorda. Aeganõudvad, kuid seejuures suhteliselt vähetähtsad ülesanded võivad neelata kopsaka tüki sinu ajast. Prioriteetide paikapanek kindlustab, et kulutad oma aja ja energia kõige olulisemale.

• Õpi ütlema ei. Hinda oma ajakava ja mõtle eesmärkidele, kui sulle tahetakse anda lisatööd. Kui see sinu päeva ei mahu, ütle ei.

• Delegeeri. Vaata tegemist vajavate tööde nimekiri üle ja mõtle, kas mõne ülesande võiks kellegi teise teha anda.

• Ära kiirusta. Aeg on oluline, kuid kvaliteet on veel olulisem. Kui pead kiiruga tehtud asjad hiljem ümber tegema, kulutab see kordades rohkem aega, kui kohe alguses korralikult tegemisele kuluks.

• Tee suurtest töödest väikesed. Keerukad ja aeganõudvad ülesanded on tark jagada osadeks-etappideks ja käsitleda neid eraldi. Nii suudad selle paremini ajakavasse mahutada ja ülesanne ei tundugi nii kontimurdev.

• Hinda oma ajakasutust. See on oluline eriti siis, kui oled selles vallas alles algaja. Sea sisse päevik ja märgi üles kõik, mida sa päeva jooksul teed ja palju millekski aega kulub. Pea seda 3–7 päeva sõltuvalt sellest, kui rutiinne su päev on. Saadud pilt võib sind üllatada − sageli me isegi ei märka, kui palju kulutame oma ajast tühja-tähja peale.

• Väldi kõrvalekaldumist. Oluliste tööde tegemise ajal pane kinni Facebook, Skype ja muud sotsiaalvõrgustikud. Kui võimalik, sulge ka meiliprogrammid ja lülita telefon hääletu peale või harjuta end mitte reageerima igale saabuvale sõnumile ja kirjale.

• Maga piisavalt, söö korralikult ja tee regulaarselt trenni. Tervislik eluviis parandab keskendumisvõimet ja sihikindlust, mis omakorda parandab töö efektiivsust.

• Õpi ajamajandust. Ohtralt tasuta nõuandeid leiab veebist, aga ajakasutuse kursusi korraldavad ka koolitusfirmad. Uuri oma ülemuselt, ehk on mõistlik säärane koolitus kontorisse tellida.